Assistant(e) de Direction

Contexte

L’Union Nationale des Missions Locales (UNML) assure les fonctions de représentation et d’animation du réseau au plan national et de syndicat d’employeurs de la branche professionnelle des Missions Locales et organismes d’insertion.
Le réseau est composé de 426 Missions Locales présentes sur l’ensemble du territoire national, avec près de 6 900 lieux d’accueil, et réunies au sein de 15 associations régionales.
Dans un contexte de développement des coopérations européennes et internationales et de renforcement des enjeux de mobilité des jeunes, l’UNML recrute un(e) Chargé(e) de mission Mobilité internationale en contrat à durée déterminée de 12 mois.

Missions principales

L’assistant(e) de direction accompagne le Délégué général dans l’organisation, la coordination et le suivi de son activité. Elle/Il contribue à la bonne gestion des priorités, à la préparation des instances et au suivi administratif des dossiers transverses relevant de la Délégation générale.
Elle/Il constitue un point d’interface privilégié entre le Délégué général, les équipes internes, les administrateurs et les interlocuteurs externes, dans le respect des exigences de confidentialité et de discrétion liées à ses fonctions.

Organisation et Coordination auprès du Délégué Général

• Gérer et organiser l’agenda du Délégué général en fonction des priorités et des échéances.
• Préparer les rendez-vous, réunions et déplacements.
• Anticiper les échéances et points d’attention nécessitant l’intervention du Délégué général.
• Assurer le suivi du courrier et des sollicitations adressés à la Délégation générale.
• Contribuer à la priorisation et à la bonne circulation des informations et demandes.
• Préparer les éléments nécessaires aux réunions et rendez-vous du Délégué général.

Appui à la préparation et au suivi des instances statutaires

• Participer à la préparation matérielle et administrative des instances statutaires : Bureau, Conseil d’administration, Assemblée générale et autres instances.
• Contribuer à la préparation des convocations, ordres du jour, dossiers et supports nécessaires aux instances.
• Rédaction et diffusion des relevés de décisions et comptes rendus.
• Assurer le suivi des échéances et des actions à réaliser en lien avec les instances.
• Faciliter la coordination entre les différents interlocuteurs concernés par la préparation des instances.
• Contribuer au bon déroulement logistique des réunions et à leur suivi administratif.

Interface avec les interlocuteurs internes et externes

• Assurer une interface de premier niveau avec les interlocuteurs de la Délégation générale.
• Accueillir, orienter et assurer le suivi des sollicitations des partenaires, institutions, administrateurs et autres interlocuteurs externes.
• Veiller à la qualité et à la fluidité des échanges d’informations.

Suivi administratif des dossiers transverses

• Assurer le suivi administratif des dossiers transverses pilotés ou suivis par la Délégation générale.
• Organiser et mettre à jour les documents, tableaux de suivi et échéanciers nécessaires.
• Relancer les interlocuteurs concernés et suivre les actions et échéances.
• Contribuer à la coordination administrative de projets impliquant plusieurs pôles ou directions.

Gestion de l’information et confidentialité

• Garantir la confidentialité des informations et dossiers traités dans le cadre de ses fonctions.
• Veiller à la fiabilité, à la traçabilité et à la bonne circulation des informations.
• Organiser et assurer le classement et l’archivage des documents relevant de la Délégation générale.
• Respecter les règles et procédures internes relatives à la gestion et à la protection des informations.

Profil et Compétences requises

• Formation Bac+2/3 (BTS Assistant de direction/manager ou équivalent)
• Une expérience auprès d’une direction générale ou d’instances de gouvernance serait particulièrement appréciée.
• Expérience confirmée (3 à 5 ans idéalement) sur un poste similaire.

Savoir-faire

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
• Excellentes capacités d’organisation et de gestion des priorités
• Capacité à anticiper les échéances et à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Qualités rédactionnelles et capacité à produire des supports clairs et synthétiques
• Capacité à travailler en transversalité.

Savoir-être

• Discrétion et sens de la confidentialité
• Rigueur et fiabilité
• Sens de l’anticipation et de l’initiative
• Réactivité et capacité d’adaptation
• Qualités relationnelles et diplomatie
• Sens du service et capacité à faciliter les relations entre les différents interlocuteurs
• Autonomie dans l’organisation de son activité.

Conditions d’emploi

• Poste en CDI – Temps complet – Paris
• Rémunération brute annuelle comprise entre 34 000 et 36 000 € (selon expérience)
• 6 semaines de congés payés – Compte Epargne Temps
• Titres restaurant, Mutuelle et prévoyance, Forfait mobilité durable (vélo)

Poste à pourvoir très rapidement

Candidatures (CV et lettre de motivation) à adresser avant le 10 octobre 2026 à l’attention de la Directrice des Ressources Humaines – 54 rue de Paradis, 75010 Paris ou par email à l’adresse :