Assistant de direction

L’assistant de direction soutient l’activité de l’équipe d’encadrement de la Mission Locale : le directeur, le responsable de secteur et le responsable administratif et financier.
Il facilite l’organisation quotidienne des activités, le bon suivi et classement administratif des dossiers en lien avec les interlocuteurs externes le cas échéant. Il aide à la décision par la préparation des dossiers, collecte et mise en forme des indicateurs de pilotage, etc.
Ses activités sont menées sous la responsabilité de l’équipe d’encadrement, de façon autonome. La qualité du rendu-compte est essentielle.
L’assistant de direction, en contact en interne comme en externe, est garant de l’image professionnelle de la Mission Locale.
ACTIVITÉS PRINCIPALES DU POSTE
Liste non limitative, susceptible d’évolution

Organisation des activités
– Prise de RDV
– Organisation de réunions et instances associatives, mise en place matérielle, invitation, compte-rendu, à l’exclusion de la production des bilans
– Gestion email et courrier
– Préparation des supports de communication interne, mise à jour de listings et tableaux de suivis, etc

Suivi administratif
– Suivi et classement des dossiers de la direction
– Gestion de l’archivage des pièces à conserver
– Collecte et mise en forme des indicateurs de pilotage, notamment par extraction d’i-milo

Gestion des ressources humaines
– Gestion administrative des recrutements
– Tenue des dossiers du personnel, suivi des contrats et avenants, fin de carrière etc

Gestion des ressources matérielles
– Gestion opérationnelle du matériel

Gestion comptable
– A titre ponctuel, intervention sur des actes comptables sous la responsabilité de la RAF.