Type de structure :
MISSION LOCALE
Région et département :
Hérault, Occitanie
Ville : MONTPELLIER
Emplois repères :
Assistant administratif
Type de contrat :
CDD
Temps de travail :
Temps plein
Cotation :
6
Indice professionnel :
375
Statut :
Non cadre
Niveau de diplome souhaité :
Niveau IV
Expérience :
Expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat exigée Maitrise des logiciels bureautiques exigée, particulièrement Excel
Email recruteur :
Date de publication : 06/12/2022
ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)
+ Mission ponctuelle de chargé·e d’accueil
Mission :
Participation à l’organisation administrative et technique de l’activité liée à l’insertion professionnelle des jeunes de la MLJ3M.
Lieu : Plateforme CEJ
Activités :
ACTIVITES ADMINISTRATIVES :
• Elaborer des supports de travail sur informatique, en utilisant, à cet effet, un logiciel approprié : traitement de texte, tableur, bases de données…
• Administrer une base de données : créer, alimenter et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l’activité
• Saisir des données sur un ou plusieurs logiciels spécifiques
• Constituer et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l’activité
• Mettre en forme des documents divers papiers ou électroniques (courriers, rapports, bilans…)
• Rédiger des correspondances courantes, des notes, des mails, des comptes rendus
• Classer, archiver des documents relatifs à l’activité
• Assurer des relances téléphoniques : recueillir les informations et les saisir sur le logiciel interne
• Gérer et administrer un planning : proposer des plages de rendez-vous pour entretien individuel, action collective, en fonction des plannings de l’équipe ; apprécier le degré d’urgence d’une demande et la gérer en adaptant les emplois du temps ; gérer et agencer des activités individualisées et collectives multiples : réunions, ateliers collectifs ; interventions régulières de partenaires extérieurs.
• Mettre en forme des documents divers papiers ou électroniques (courriers, rapports, …)
• Rédiger des correspondances courantes, des notes, des mails.
ACTIVITES D’ACCUEIL (mission ponctuelle) :
• Accueil physique de tout public qui s’adresse à la MLJ3M.
• Accueil téléphonique : Gérer un standard, prendre des messages.
• Gérer le flux, c’est à dire gérer les temps d’attente, les tensions ; contrôler les mouvements du public dans l’enceinte de la MLJ3M.
• Informer et orienter le public.
• Aider le jeune à remplir un document administratif, une fiche d’accueil…
• Participer à l’animation et à l’organisation de l’espace d’information et de documentation.
• Animation de l’espace d’accueil (échange et soutien auprès du public jeune, gestion des impressions, photocopies…)
Savoir Faire :
– Techniques de secrétariat et de gestion administrative
– Techniques d’accueil et de gestion de public
– Gestion d’un standard
– Bonne capacité rédactionnelle et de mise en forme
– Bonne maitrise des logiciels informatiques et outils de télécommunications : logiciels Word et Excel, Outlook (agenda et messagerie), Internet, Windows Vista et XP, logiciels de base de données.
– Maîtriser les outils multimédias (Internet, réseaux sociaux,…)
– Public jeune 16/25 ans ou expérience auprès de ce public souhaitée
Savoir-Être :
– Rigueur et sens de l’organisation
– Savoir gérer les priorités
– Capacité à travailler en équipe
– Bonne élocution et aisance dans l’expression orale
– Sens de l’analyse / esprit de synthèse
– Sens du contact
– Qualités relationnelles
– Capacité d’écoute, discrétion
– Capacité à gérer des situations complexes
– Capacité d’autonomie et d’initiative
Date limite de candidature : Lundi 19 décembre
Date de dépôt d’offre : lundi 5 décembre