Assistant administratif

CDD remplacement
Date limite de candidature : 5 septembre 2025 (urgent)

Participation à l’organisation administrative et technique de l’activité liée à l’insertion professionnelle des jeunes ainsi qu’au travail d’accueil, d’information et d’orientation du public et partenaires de la Mission Locale des Jeunes de Montpellier Méditerranée Métropole.

Missions :
• Elaborer des supports de travail sur informatique, en utilisant, à cet effet, un logiciel approprié : traitement de texte, tableur, bases de données…
• Administrer une base de données : créer, alimenter et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l’activité
• Saisir des données sur un ou plusieurs logiciels spécifiques
• Constituer et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l’activité
• Mettre en forme des documents divers papiers ou électroniques (courriers, rapports, bilans…)
• Rédiger des correspondances courantes, des notes, des mails, des comptes rendus
• Classer, archiver des documents relatifs à l’activité
• Assurer des relances téléphoniques : recueillir les informations et les saisir sur le logiciel interne
• Gérer et administrer un planning (prise de RDV, suivi de convocations)
• Accueil physique de tout public qui s’adresse à la Mission Locale
• Accueil téléphonique : Gérer un standard, prendre des messages.
• Gérer le flux, c’est à dire gérer les temps d’attente, les tensions ; contrôler les mouvements du public dans l’enceinte de la Mission Locale
• Informer et orienter le public.
• Aider le jeune à remplir un document administratif, une fiche d’accueil…
• Participer à l’animation et à l’organisation de l’espace d’information et de documentation.

Savoir Faire :
– Techniques de secrétariat et de gestion administrative
– Bonne capacité rédactionnelle et de mise en forme
– Techniques d’accueil et de gestion de public
– Gestion standard
– Bonne maitrise des logiciels informatiques et outils de télécommunications : logiciels Word et Excel, Outlook (agenda et messagerie), Internet, Windows Vista et XP, logiciels de base de données.
– Maîtriser les outils multimédias (Internet, réseaux sociaux,…)
– Public jeune 16/25 ans ou expérience auprès de ce public souhaitée

Savoir-Être :
– Sens du contact – Qualités relationnelles
– Capacité d’écoute, discrétion
– Capacité à gérer des situations complexes
– Rigueur et sens de l’organisation
– Savoir gérer les priorités
– Capacité à travailler en équipe
– Capacité d’autonomie et d’initiative
– Bonne élocution et aisance dans l’expression orale

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Date de dépôt d’offre : 28/08/2025