Assistant administratif

Finalités du Poste: L’assistante administrative polyvalente est en charge des missions suivantes :
Soutenir l’équipe en effectuant des travaux administratifs.
Renfort de l’équipe des chargés d’accueil.
Conditions générales d’exercice: L’assistante administrative polyvalente est sous la responsabilité hiérarchique directe de la directrice de la Mission Locale
• La Mission locale est une association Loi 1901, dont le projet est porté par les membres bénévoles du Bureau, et qui sont également employeurs.
• Les actions de la Mission Locale relèvent d’une mission du service public, qui est déléguée par l’Etat (Délégations de service public).
• Le poste est généralement sédentaire mais nécessite des déplacements liés à l’activité notamment sur les différentes antennes de la structure.
• La confidentialité des éléments d’information internes à la ML doit être respectée.
Missions:
Les missions principales sont les suivantes :
– Assurer des travaux administratifs
– Renforcer l’équipe de chargés d’accueils

1.EFFECTUER DES TRAVAUX ADMINISTRATIFS •
Traiter le courrier postal, départ et arrivée : le réceptionner, l’enregistrer, le répartir ou le classer, l’affranchir ; éventuellement le porter pour affranchissement et postage.
• Traiter les messages électroniques.
• Exécuter des travaux de dactylographie.
• Relire et corriger les écrits.
• Rédiger les correspondances courantes.
• Faire valider comptes rendus et procès-verbaux de réunions puis les diffuser aux destinataires.
• Elaborer des supports de travail sur informatique.
• Mettre en page les documents.
• Classer, archiver ou supprimer les documents de la structure, relatifs aux jeunes, à l’activité…

2.ASSURER UN SUIVI ADMINISTRATIF •
Constituer et mettre à jour les dossiers concernant les jeunes, en recherchant l’information si nécessaire, cela selon les échéances fixées. Saisir les données du dossier administratif du jeune dans un ou plusieurs logiciels (I-Milo, AZ Projet, Ma démarche FSE…) et effectuer les mises à jour à chaque contact.
• Transmettre la fiche de liaison du jeune auprès de l’organisme partenaire sur lequel il est orienté.
• Faire les invitations, convocations des jeunes. Faire des relances téléphoniques si nécessaire.

3.ACCUEILLIR LE PUBLIC
• Accueillir, prendre en compte tout public qui s’adresse à la structure : les jeunes, les visiteurs occasionnels, les partenaires extérieurs (accueil physique et/ou accueil téléphonique)
• Instaurer une relation de respect mutuel. Recevoir de façon personnalisée (reconnaître, appeler par le nom…)
• S’assurer de la confidentialité de certaines situations et de la transmission confidentielle de certaines informations.
• Gérer le flux, c’est-à-dire de gérer les temps d’attente, les tensions, les comportements violents ; contrôler les mouvements du public dans l’enceinte de la structure :
– proposer des activités connexes pour faciliter l’attente, informer sur le temps d’attente probable, proposer le report de la visite

4. ECOUTER ET RECUEILLIR LA DEMANDE
Recueillir la demande spontanée du jeune ou s’enquérir du motif de sa visite (premier accueil, entretien avec un conseiller, demande de service particulier…)
• Recueillir les informations relatives à la situation individuelle du jeune, au moyen d’un questionnement et d’une observation adaptés, d’une part pour comprendre sa demande et son besoin, d’autre part pour vérifier le caractère éligible de la demande (âge du jeune, domicile, situation par rapport à sa scolarité…)
• Apprécier l’urgence d’une demande en s’assurant que les besoins élémentaires (logement, nourriture, sécurité…) sont couverts ; transmettre l’information au conseiller.
• Sélectionner les informations à transmettre au conseiller référent concernant la compréhension de la situation du jeune.
• Faire remplir une fiche « premier accueil » renseigner et/ou la base de données des logiciels I-Milo et AZ Projet au moyen des informations recueillies.

5. INFORMER ET DIRIGER VERS
Informer le public reçu (jeunes, familles, travailleurs sociaux…) sur le rôle et le fonctionnement de la mission locale, sur ces domaines d’intervention et, éventuellement, sur des dispositifs socioprofessionnels (emploi, santé, formation, logement, justice…)
• Orienter le jeune, en fonction de sa situation et de ses besoins, vers l’interlocuteur interne pertinent.
• Orienter le public ne relevant pas des missions de la structure vers le partenaire externe répondant à leur situation.
• Proposer une plage de rendez-vous pour un entretien, une réunion d’information collective, une action particulière, en fonction des plannings de la structure et de la disponibilité du jeune. Les renseigner sur I-Milo et AZ Projet. Le cas échéant, confirmer l’inscription par écrit sur place.
• Aider un jeune à remplir un document administratif, à rédiger un courrier…

6.ANIMER, ORGANISER UN ESPACE D’ACCUEIL ET D’INFORMATION
Aménager les lieux de passage, les espaces collectifs de sorte qu’ils soient conviviaux. Les maintenir en ordre. Gérer une signalétique adaptée.
• Gérer les tableaux d’affichage : centraliser l’information, la sélectionner, la mettre à jour.
• Organiser l’accès à l’information papier et/ou informatique pour le public cible.
• Guider le public cible dans l’utilisation des différents outils d’information mis à sa disposition.
• Accompagner les jeunes dans leur recherche d’information (recherche documentaire, site Internet…)
• Relancer les jeunes pour leur rappeler les rendez-vous.
• Soutenir les conseillers de la structure dans la mise à jour des situations des jeunes via des relances téléphoniques ou écrites.

Liens fonctionnels internes • Est en relation professionnelle en interne avec l’ensemble des collaborateurs

Liens fonctionnels externes Est en contact et représente la ML en externe auprès :
• Des jeunes
• Des employeurs
• Des partenaires
• Des acteurs institutionnels locaux