Type de structure :
MISSION LOCALE
Région et département :
Hérault, Occitanie
Ville : MONTPELLIER
Emplois repères :
Assistant administratif
Type de contrat :
CDD
Temps de travail :
Temps plein
Cotation :
7
Indice professionnel :
379
Statut :
Non cadre
Niveau de diplome souhaité :
Niveau I
Expérience :
Expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat exigée Maitrise des logiciels bureautiques exigée, particulièrement Excel
Date d'embauche :
31/12/2022
Email recruteur :
Date de publication : 29/11/2022
ASSISTANT·E ADMINISTRATIF·VE
Participation à l’organisation administrative et technique de l’activité liée à la Direction opérationnelle de la Mission Locale.
ACTIVITES ADMINISTRATIVES :
• Elaborer des supports de travail sur informatique, en utilisant, à cet effet, un logiciel approprié : traitement de texte, tableur, bases de données…
• Administrer une base de données : créer, alimenter et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l’activité
• Saisir des données sur un ou plusieurs logiciels spécifiques
• Constituer et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l’activité
• Mettre en forme des documents divers papiers ou électroniques (courriers, rapports, bilans…)
• Rédiger des correspondances courantes, des notes, des mails, des comptes rendus
• Classer, archiver des documents relatifs à l’activité
• Assurer des relances téléphoniques : recueillir les informations et les saisir sur le logiciel interne
• Gérer et administrer un planning : proposer des plages de rendez-vous pour entretien individuel, action collective, en fonction des plannings de l’équipe ; apprécier le degré d’urgence d’une demande et la gérer en adaptant les emplois du temps ; gérer et agencer des activités individualisées et collectives multiples : réunions, ateliers collectifs ; interventions régulières de partenaires extérieurs.
• Mettre en forme des documents divers papiers ou électroniques (courriers, rapports, …)
• Rédiger des correspondances courantes, des notes, des mails.
ACTIVITES D’ACCUEIL (Mission ponctuelle) :
• Accueil physique de tout public qui s’adresse au Siège Social de la MLJ3M.
• Accueil téléphonique : Gérer un standard, prendre des messages.
• Gérer le flux, c’est à dire gérer les temps d’attente, les tensions ; contrôler les mouvements du public dans l’enceinte du Siège Social.
• Informer et orienter le public.
• Participer à l’animation et à l’organisation de l’espace d’information et de documentation.
SAVOIR-FAIRE :
− Techniques de secrétariat et de gestion administrative
− Bonne capacité rédactionnelle et de mise en forme
− Bonne maitrise des logiciels informatiques et outils de télécommunications : logiciels Word et Excel, Outlook (agenda et messagerie), Internet, Windows Vista et XP, logiciels de base de données.
− Maîtriser les outils multimédias (Internet, réseaux sociaux,…)
− Techniques d’accueil et de gestion de public
− Gestion d’un standard
− Public jeune 16/25 ans ou expérience auprès de ce public souhaitée
SAVOIR-ÊTRE :
− Rigueur et sens de l’organisation
− Savoir gérer les priorités
− Capacité à travailler en équipe
− Discrétion
− Bonne élocution et aisance dans l’expression orale
− Sens de l’analyse / esprit de synthèse
− Sens du contact
− Qualités relationnelles
− Capacité d’écoute
− Capacité à gérer des situations complexes
− Capacité d’autonomie et d’initiative
Date limite de candidature : 09/12/2022
Date de dépôt d’offre : 25/11/2022
