Assistant administratif

CDD REMPLACEMENT MATERNITE

Participation à l’organisation administrative et technique de l’activité liée à l’insertion professionnelle des jeunes ainsi qu’au travail d’accueil, d’information, d’orientation et d’accompagnement du public jeunes (16-25 ans) du dispositif parrainage de la MLJ3M.

Lieu : Montpellier

Activités/Missions :
• Elaborer des supports de travail sur informatique, en utilisant, à cet effet, un logiciel approprié : traitement de texte, tableur, bases de données…
• Administrer une base de données : créer, alimenter et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l’activité
• Saisir des données sur un ou plusieurs logiciels spécifiques
• Constituer et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l’activité
• Mettre en forme des documents divers papiers ou électroniques (courriers, rapports, bilans…)
• Rédiger des correspondances courantes, des notes, des mails, des comptes rendus
• Classer, archiver des documents relatifs à l’activité
• Assurer des relances téléphoniques : recueillir les informations et les saisir sur le logiciel interne
• Gérer et administrer un planning (prise de RDV, suivi de convocations)
• Assurer un accueil téléphonique et prendre des messages.
• Mission complémentaire : accueil physique du public jeune.

Savoir Faire :
– Techniques de secrétariat et de gestion administrative
– Techniques d’accueil et de gestion de public
– Très bonne capacité rédactionnelle et de mise en forme
– Bonne maitrise des logiciels informatiques et outils de télécommunications : logiciels Word et Excel, Outlook (agenda et messagerie), Internet, Windows Vista et XP, logiciels de base de données.
– Maîtriser les outils multimédias (Internet, réseaux sociaux,…)
– Public jeune 16/25 ans ou expérience auprès de ce public souhaitée

Savoir-Être :
– Rigueur et sens de l’organisation
– Savoir gérer les priorités
– Capacité à travailler en équipe
– Bonne élocution et aisance dans l’expression orale
– Sens de l’analyse / esprit de synthèse
– Sens du contact
– Qualités relationnelles
– Capacité d’écoute, discrétion
– Capacité à gérer des situations complexes
– Capacité d’autonomie et d’initiative

Pré-requis :
Expérience professionnelle de 2 ans dans le domaine du secrétariat exigée.
Maîtrise des logiciels bureautiques, particulièrement Excel

Formation souhaitée :
Niveau Bac+2 dans le domaine administratif ou +

Date limite de candidatures : 26 mai 2025
Dépôt d’offre : 12/05/2025