Assistant administratif

ASSISTANT·E ADMINISTRATIF·E DE DIRECTION OPERATIONNELLE

Date limite de candidature : 17/10/2025

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L’assistant·e administratif·ve participe à l’organisation administrative et technique de l’activité liée au service de Direction Opérationnelle de la Mission Locale des Jeunes de Montpellier Méditerranée Métropole.
La Direction Opérationnelle de la Mission est composée d’une équipe de trois personnes placées sous la responsabilité directe du Directeur Opérationnel. Elle joue un rôle central dans la déclinaison concrète des orientations stratégiques définies par la Direction Générale.
Elle coordonne les équipes de terrain via les responsables territoriaux, véritables relais opérationnels, dont elle supervise l’activité. Ce maillage permet d’assurer une mise en œuvre cohérente et adaptée des dispositifs d’accompagnement auprès des jeunes.

Localisation du poste : Siège Social au 355 rue Vendémiaire 34000 Montpellier

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ACTIVITES/MISSIONS :
L’assistant·e administratif·ve assure le soutien opérationnel et logistique des dispositifs en cours, à travers les missions suivantes :

• Gestion administrative et bureautique :
Création et mise en forme de documents (courriers, rapports, bilans, conventions…)
Elaboration de supports de travail sur Word, Excel, etc…
Saisie et mise à jour de données dans des logiciels spécifiques
Suivi et alimentation de tableaux de bord

• Suivi des dispositifs (financement européens, régionaux, de mobilité internationale…) :
Réception, enregistrement et vérification des documents
Gestion des documents obligatoires et financiers
Relance de jeunes

• Relations partenariales et publics :
Communication par mail et téléphone (relance, demande de devis, factures, documents…)
Suivi des conventions partenaires : mise en forme, bilans, émargement…

• Organisation logistique :
Organisation d’évènements
Réservation pour des déplacements professionnels (avion, train, hôtel…)
Réservation de salles

• Accueil et gestion des communications
Accueil téléphonique (environ 3 jours/semaine)
Gestion de plusieurs boîtes mail
Administration et suivi d’un planning

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SAVOIR FAIRE :
Techniques de secrétariat et de gestion administrative
Techniques d’accueil téléphonique
Bonne capacité rédactionnelle et de mise en forme
Bonne maitrise des logiciels informatiques et outils de télécommunications (Pack Office)
Maîtriser les outils multimédias

SAOIVR-ÊTRE :
Rigueur et sens de l’organisation
Savoir gérer les priorités
Capacité à travailler en équipe
Bonne élocution et aisance dans l’expression orale
Sens de l’analyse / esprit de synthèse
Sens du contact
Qualités relationnelles
Capacité d’écoute, discrétion
Capacité à gérer des situations complexes
Capacité d’autonomie et d’initiative

PRE-REQUIS :
Expérience professionnelle minimale de 2 ans exigée sur un poste similaire dans les domaines administratif ou du secrétariat
Maitrise des logiciels bureautiques exigée, particulièrement très bonne maitrise d’Excel

FORMATION SOUHAITEE :
Niveau Bac domaine administratif ou +

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Date de dépôt d’offre : 03/10/2025