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Déposée le 06/12/22
CDD (7 mois)

Assistant administratif (H/F)

Employeur
Mission Locale, MONTPELLIER (34)
Contrat
temps plein - CDD - non cadre
Adapté aux personnes en situation de handicap

Détail de l'annonce

ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)
+ Mission ponctuelle de chargé·e d'accueil

Mission :
Participation à l’organisation administrative et technique de l’activité liée à l’insertion professionnelle des jeunes de la MLJ3M.

Lieu : Plateforme CEJ

Activités :
ACTIVITES ADMINISTRATIVES :
• Elaborer des supports de travail sur informatique, en utilisant, à cet effet, un logiciel approprié : traitement de texte, tableur, bases de données…
• Administrer une base de données : créer, alimenter et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l’activité
• Saisir des données sur un ou plusieurs logiciels spécifiques
• Constituer et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l’activité
• Mettre en forme des documents divers papiers ou électroniques (courriers, rapports, bilans…)
• Rédiger des correspondances courantes, des notes, des mails, des comptes rendus
• Classer, archiver des documents relatifs à l’activité
• Assurer des relances téléphoniques : recueillir les informations et les saisir sur le logiciel interne
• Gérer et administrer un planning : proposer des plages de rendez-vous pour entretien individuel, action collective, en fonction des plannings de l’équipe ; apprécier le degré d’urgence d’une demande et la gérer en adaptant les emplois du temps ; gérer et agencer des activités individualisées et collectives multiples : réunions, ateliers collectifs ; interventions régulières de partenaires extérieurs.
• Mettre en forme des documents divers papiers ou électroniques (courriers, rapports, …)
• Rédiger des correspondances courantes, des notes, des mails.

ACTIVITES D’ACCUEIL (mission ponctuelle) :
• Accueil physique de tout public qui s’adresse à la MLJ3M.
• Accueil téléphonique : Gérer un standard, prendre des messages.
• Gérer le flux, c’est à dire gérer les temps d’attente, les tensions ; contrôler les mouvements du public dans l’enceinte de la MLJ3M.
• Informer et orienter le public.
• Aider le jeune à remplir un document administratif, une fiche d’accueil…
• Participer à l’animation et à l’organisation de l’espace d’information et de documentation.
• Animation de l'espace d'accueil (échange et soutien auprès du public jeune, gestion des impressions, photocopies...)



Savoir Faire :
- Techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Techniques d’accueil et de gestion de public
- Gestion d’un standard
- Bonne capacité rédactionnelle et de mise en forme
- Bonne maitrise des logiciels informatiques et outils de télécommunications : logiciels Word et Excel, Outlook (agenda et messagerie), Internet, Windows Vista et XP, logiciels de base de données.
- Maîtriser les outils multimédias (Internet, réseaux sociaux,…)
- Public jeune 16/25 ans ou expérience auprès de ce public souhaitée

Savoir-Être :
- Rigueur et sens de l’organisation
- Savoir gérer les priorités
- Capacité à travailler en équipe
- Bonne élocution et aisance dans l’expression orale
- Sens de l’analyse / esprit de synthèse
- Sens du contact
- Qualités relationnelles
- Capacité d’écoute, discrétion
- Capacité à gérer des situations complexes
- Capacité d’autonomie et d’initiative


Date limite de candidature : Lundi 19 décembre
Date de dépôt d'offre : lundi 5 décembre

Cotation
6
Indice professionnel
375
Niveau souhaité
Niveau IV
Expérience souhaitée
Expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat exigée Maitrise des logiciels bureautiques exigée, particulièrement Excel
Adresse e-mail du recruteur
postuler@mlj3m.fr
  • Assurer une veille sur l’activité d’insertion
  • Documenter
  • Participer à l’élaboration de supports de communication
  • Assurer la mise en œuvre technique de la communication
  • Animer, organiser un espace d’accueil et d’information
  • Documenter
  • Participer à l’élaboration de supports de communication
  • Recevoir le public en entretien
  • Etablir un diagnostic individuel sur la situation du public reçu
  • Informer et aider à l’orientation du public cible
  • Accompagner l’élaboration du parcours d’insertion
  • Représenter la structure en apportant une contribution technique
  • Construire, développer un réseau de partenaires extérieurs
  • Coopérer avec des partenaires extérieurs
  • Négocier
  • Assurer une veille sur l’activité d’insertion
  • Outiller l’activité d’insertion
  • Concevoir et piloter des projets
  • Conduire un projet
  • Aider à l’élaboration des orientations
  • Assurer un suivi administratif
  • Participer à l’élaboration de supports de communication
  • Assurer la mise en œuvre technique de la communication
  • Recevoir le public en entretien
  • Etablir un diagnostic individuel sur la situation du public reçu
  • Informer et aider à l’orientation du public cible
  • Accompagner l’élaboration du parcours d’insertion
  • Coopérer avec des partenaires extérieurs
  • Assurer une veille sur l’activité d’insertion
  • Assurer un suivi administratif
  • Recevoir le public en entretien
  • Etablir un diagnostic individuel sur la situation du public reçu
  • Informer et aider à l’orientation du public cible
  • Etre référent sur un domaine spécifique
  • Accompagner l’élaboration du parcours d’insertion
  • Construire, développer un réseau de partenaires extérieurs
  • Coopérer avec des partenaires extérieurs
  • Animer des réunions techniques
  • Assurer une veille sur l’activité d’insertion
  • Outiller l’activité d’insertion
  • Conduire un projet
  • Assurer un suivi administratif
  • Participer à l’élaboration de supports de communication.
  • Représenter la structure dans le cadre de ses orientations politiques
  • Construire, développer un réseau de partenaires extérieurs
  • Coopérer avec des partenaires extérieurs
  • Négocier
  • Assurer une veille sur l’activité d’insertion
  • Elaborer des projets de changement, piloter des projets institutionnels
  • Assurer une veille pour déterminer la stratégie
  • Aider à l’élaboration des orientations
  • Conduire des réunions, des entretiens à caractère stratégique
  • Piloter la Mission locale
  • Animer et coordonner une équipe
  • Animer et coordonner la structure
  • Evaluer le personnel
  • Piloter les politiques de ressources humaines
  • Définir les conditions de la gestion budgétaire et financière
  • Formaliser les outils de gestion de la structure
  • Gérer les domaines juridique et réglementaire
  • Concevoir la politique de communication
  • Représenter la structure dans le cadre de ses orientations politiques
  • Représenter la structure en apportant une contribution technique
  • Construire, développer un réseau de partenaires extérieurs
  • Coopérer avec des partenaires extérieurs
  • Négocier
  • Animer des réunions techniques
  • Assurer une veille sur l’activité d’insertion
  • Elaborer des projets de changement, piloter des projets institutionnels
  • Aider à l’élaboration des orientations
  • Animer et coordonner une équipe
  • Evaluer le personnel
  • Participer à l’élaboration de supports de communication
  • Effectuer des travaux administratifs
  • Assurer un suivi administratif
  • Effectuer des travaux administratifs
  • Rédiger des documents administratifs complexes
  • Planifier, assurer la logistique
  • Gérer des emplois du temps
  • Gérer la vie de la structure
  • Assurer la mise en œuvre technique de la communication
  • Planifier, assurer la logistique
  • Gérer sur les plans comptable et financier
  • Gérer le personnel sur le plan administratif
  • Contribuer à la définition des conditions de la gestion budgétaire et financière
  • Formaliser les outils de gestion
  • Gérer sur les plans comptable et financier
  • Représenter la structure en apportant une contribution technique
  • Assurer un suivi informatique de l’activité
  • Gérer la structure sur le plan informatique
  • Accueillir le public
  • Ecouter et recueillir la demande
  • Informer et diriger vers
  • Animer, organiser un espace d’accueil et d’information
  • Animer, organiser un espace d’accueil et d’information
  • Recevoir le public en entretien
    Etablir un diagnostic individuel sur la situation du public reçu
    Informer et aider à l’orientation du public cible
    Etre référent dans un domaine spécifique
    Accompagner le public dans son parcours d’insertion
    Accueillir le public
    Informer, recueillir la demande et orienter
    Animer un espace d’accueil et d’information
    Représenter la structure dans le cadre stratégique
    Représenter la structure en apportant une contribution technique
    Construire, développer un réseau de partenaires
    Négocier
    Organiser des réunions techniques internes et externes
    Organiser la gestion administrative de la structure
    Assurer une veille sur l’activité d’insertion
    Outiller l’activité d’insertion
    Documenter
    Accompagner collectivement un groupe dans son parcours
    Appui au recrutement et à l’intégration dans l’emploi
    Elaborer des projets de changements, piloter des projets institutionnels
    Concevoir et piloter des projets
    Mettre en œuvre des projets
    Assurer une veille stratégique
    Proposer des orientations
    Piloter la Mission locale
    Animer et coordonner une équipe
    Piloter les politiques de ressources humaines
    Sécuriser l’environnement juridique de la structure
    Accompagner l’évolution professionnelle des salariés
    Mettre en œuvre la gestion budgétaire et financière
    Gérer le budget et analyser la situation financière de la structure
    Formaliser les outils de gestion de la structure
    Assurer un suivi administratif
    Organiser la vie de la structure
    Tenir la comptabilité
    Assurer le suivi administratif du personnel
    Gérer l’informatique de la structure
    Mettre en place les indicateurs, analyser, suivre et anticiper les informations financières de la structure
    Concevoir une politique de communication
    Participer à l’élaboration de supports de communication
    Assurer la mise en œuvre technique de la communication
    Elaborer des outils de communication interne et externe
    Entretien et hygiène des locaux
    Entretien des espaces verts