ASSISTANT MOYENS GENERAUX ET LOGISTIQUE (H/F)
Mission :
L’assistant participe, au bon fonctionnement des services internes de l’entreprise. Il assiste la responsable dans les tâches administratives, prend en charge la réalisation de missions relatives aux moyens généraux.
Activités :
PARTICIPER A LA GESTION DES MOYENS GENERAUX :
• Aider à la recherche de prestataires, centraliser les devis, aide à la sélection des prestataires les plus efficients
• Assurer la gestion et le suivi administratif de dossiers techniques (visites périodiques, abonnements consommable…)
• Suivre la relation avec les prestataires
• Centraliser les bons d’intervention et s’assurer de la qualité des interventions réalisées par les prestataires sur les sites
• Référencer le mobilier de tous les sites, gérer les transferts, entrées ou sorties
• Aider sur l’organisation des rendez-vous avec les prestataires
• Organiser les livraisons sur les différents sites, assurer le contrôle qualité et la conformité de la commande à livraison sur tous les sites et alerter la responsable des moyens généraux en cas d’anomalie
• Participer aux réunions de lancement, de suivi et de fin de chantier
• Participer à la maintenance et à l’entretien des équipements du bâtiment
• S’assurer de la sécurité des biens et des personnes dans les locaux et faire remonter l’information lorsque des anomalies sont observées
• Réaliser des petits travaux de maintenance 1er niveau
• Manutention diverse (courses, livraisons, préparation des évènementiels…)
ACTIVITES ADMNISTRATIVES :
Sous la responsabilité de la responsable des moyens généraux, l’assistant-e aura pour mission de :
• Trier, affranchir et l’envoyer le courrier
• Emettre ou recevoir les envois spéciaux (colis, recommandés, ct.)
• Rédiger et mettre en forme les documents et les classer
• Gestion des fournitures de bureaux et petits matériels
• Prioriser les commandes
• Préparer les bons de commande, les formulaires de dépenses relatifs aux devis et aux commandes
• Rédiger des correspondances courantes, des notes, des mails, des comptes rendus de réunions
• Assurer le suivi et les relances téléphoniques : recueillir les informations les transmettre au service concerné
• Préparer des états périodiques à la demande de la responsable
SUIVRE LA RELATION FOURNISSEURS ET PRESTATAIRES :
• Elaborer des bons de commandes, bons d’intervention, préparer les formulaires de dépenses
• Faire le rapprochement des bons de commandes, devis et factures
CONTRIBUER AUX ACTIVITES E PROTECTION, HYGIENE ET SECURITE :
En lien avec la responsable des moyens généraux et la DRH
• Veiller à l’application des directives et respect des règles de sécurité sur les sites
• Préparer, distribuer et mettre à jour les mallettes de secours
• Participer à l’élaboration des fiches de procédures et des consignes de sécurités
• Participer à l’actualisation du document unique d’évaluation des risques, sous la responsabilité de la DRH et de la responsable des moyens généraux
• Assurer la relation et suivre les contrôles sécurité, prévoir les travaux à réaliser suite au contrôle
• Participer à l’organisation de la formation du personnel aux règles et procédures internes de sécurité
PARTICIPER A L’ORGANISATION DES EVENEMENTS ET REUNIONS INSTITUTIONNELLES :
• En lien avec la responsable Participer à l’aménagement des postes de travail en lien avec la DRH et la responsable
logistique
• Apporter une aide logistique pour tout évènement interne et externe
• Participer à l’organisation et à la coordination des interventions des prestataires
• Préparer et organiser le matériel nécessaire, préparer les salles
• Réaliser des achats si nécessaires
• Participer à l’accueil
Savoir Faire :
– Bonne maitrise des logiciels informatiques et outils de télécommunications : logiciels Word et Excel, Outlook (agenda et messagerie), Internet, Windows Vista et XP, logiciels de base de données.
– Connaissances des règlementations en matière d’hygiène et de sécurité souhaitée
– Techniques de secrétariat et de gestion administrative
– Bonne capacité rédactionnelle et de mise en forme
– Connaissance de base en électricité, plomberie, petite maçonnerie souhaitée
Savoir-Être :
– Capacité d’écoute, discrétion
– Rigueur et sens de l’organisation
– Savoir gérer les priorités
– Capacité à travailler en équipe
– Sens de l’analyse / esprit de synthèse
– Sens du service
– Qualités relationnelles
– Capacité d’autonomie et d’initiative
Déplacements fréquents : permis B exigé
Date limite de candidature : 23 février 2023
Date de dépôt d’offre : 09/02/2023
