Chargé d’accueil et d’animation

MISSION :
Participation au travail d’accueil, d’information et d’orientation du public et partenaires ainsi qu’à l’organisation administrative de l’Antenne Centre-Ville de la Mission Locale des Jeunes de Montpellier Méditerranée Métropole.

LIEU :
191 rue d’Athènes – 34000 MONTPELLIER

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

ACTIVITES ET MISSIONS :

• Accueil physique de tout public qui s’adresse à la Mission Locale
• Accueil téléphonique : Gérer un standard, prendre des messages.
• Gérer le flux, c’est à dire gérer les temps d’attente, les tensions ; contrôler les mouvements du public dans l’enceinte de la Mission Locale
• Informer et orienter le public.
• Aider le jeune à remplir un document administratif, une fiche d’accueil…
• Participer à l’animation et à l’organisation de l’espace d’information et de documentation.
• Gérer des emplois du temps : proposer des plages de rendez-vous pour entretien individuel, action collective, en fonction des plannings de l’équipe ; apprécier le degré d’urgence d’une demande et la gérer en adaptant les emplois du temps ; gérer et agencer des activités individualisées et collectives multiples : réunions, ateliers collectifs ; interventions régulières de partenaires extérieurs.
• Assurer des relances téléphoniques : recueillir les informations et les saisir sur le logiciel interne
• Animation de l’espace d’accueil (échange et soutien auprès du public jeune, gestion des impressions, photocopies…)
• Saisir des données sur un ou plusieurs logiciels spécifiques
• Constituer et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l’activité
• Mettre en forme des documents divers papiers ou électroniques (courriers, rapports, …)
• Rédiger des correspondances courantes, des notes, des mails.

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

SAVOIR FAIRE :

• Techniques d’accueil et de gestion de public
• Techniques de secrétariat et de gestion administrative
• Gestion standard
• Maîtriser les logiciels bureautiques et collaboratifs : Word, Excel, Outlook (agenda et messagerie), Teams, Zoom…
• Public jeune 16/25 ans ou expérience auprès de ce public souhaitée
• Activités liées à l’insertion professionnelle des jeunes serait un plus

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

SAVOIR-ÊTRE :

• Sens du contact – Qualités relationnelles
• Capacité d’écoute, discrétion
• Capacité à gérer des situations complexes
• Capacité à travailler en équipe
• Savoir gérer les priorités
• Rigueur et sens de l’organisation
• Capacité d’autonomie et d’initiative
• Bonne élocution et aisance dans l’expression orale

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

PRE-REQUIS :
Expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat exigée
Maitrise des logiciels bureautiques exigée, particulièrement Excel

FORMATION SOUHAITEE :
Niveau Bac domaine administratif ou +

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

DATE LIMITE DE CANDIDATURE : 10 juillet 2023
Date de dépôt de l’offre : 26 juin 2023