Assistant de direction

ASSISTANT·E DE DIRECTION OPERATIONNELLE

Localisation : Siège Social MLJ3M – 355 rue Vendémiaire – 34000 MONTPELLIER

L’assistant·e de direction assiste au quotidien la Directrice opérationnelle dans ses missions. Il/Elle traite, exploite suit et coordonne les informations nécessaires au bon fonctionnement des équipes opérationnelles (correspondances courantes, dossiers spécifiques, relations partenaires…) et identifie les informations pertinentes pour la Directrice Opérationnelle.
Il/Elle prépare et participe aux réunions.
Il/Elle contribue à la bonne coordination des activités en supervisant ou assurant l’interface entre les équipes opérationnelles et la Directrice opérationnelle.
Il/Elle intervient dans le suivi des conventions, des aides financières et CPO et participe à la bonne organisation des évènements et salons organisés par la MLJ3M ou ses partenaires.
Il/Elle collabore avec le référent I-Milo afin de prendre en charge le paramétrage des requêtes utiles à la Directrice opérationnelle pour le pilotage de l’activité.

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ACTIVITES :

ASSISTER LA DIRECTRICE OPERATIONNELLE DANS LA GESTION DE SON ACTIVITE :
• Centraliser tous les éléments d’informations (internes ou externes) et assurer la transmission ou le traitement à réaliser en fonction du degré d’importance ou d’urgence
• Répondre aux appels téléphoniques destinés à la Directrice opérationnelle : gérer les appels et demandes des interlocuteurs, réceptionner et filtrer les communications.
• Organiser les réunions de la Directrice opérationnelle
• Rédiger et mettre en forme tous les courriers et documents sur demande de la Directrice opérationnelle

PARTICIPER AUX DIFFERENTES REUNIONS :
• Envoyer les invitations et ordre du jour
• Rédiger les comptes rendus de réunion, les transmettre aux participants après validation, organiser, classer

CONTRIBUER A LA BONNE COORDINATION DES ACTIVITES :
• Superviser l’activité des assistantes administratives du service
• Superviser l’activité de la chargée d’accueil Siège/Plateforme opérationnelle
• Collaborer avec la Direction et la responsable de communication pour contribuer à la fiabilité de la saisie ou mise à jour des coordonnées partenaires : données justes et à jour

PARTICIPER A LA REALISATION DU DOSSIER DES CONVENTIONS PLURIANNUELLES D’OBJECTIFS :
• Coordonner et centraliser l’ensemble des données et pièces nécessaires à la constitution du dossier des conventions pluriannuelles d’objectifs et en assurer la saisie
• S’assurer de la conformité du dossier et l’envoyer aux services de l’Etat
• Assurer la saisie du bilan d’activité en ligne dans ICARE via I-Milo

EXPLOITER ET ANALYSER LES DONNEES I-MILO :
• Exploiter les données de suivi des programmes et dispositifs
• Assurer le premier niveau d’analyse des données
• Contribuer à l’analyse et l’exploitation en relation avec la Directrice opérationnelle

ASSURER LE SUIVI DES CONVENTIONS ET DES AIDES FINANCIERES :
• Assurer la relation avec les partenaires ou financeurs
• Rédiger les conventions et assurer l’envoi au partenaire après validation de la Directrice opérationnelle
• Centraliser les informations auprès de la Directrice opérationnelle ou du référent de l’action, saisir le dossier de financement en respectant la trame spécifique du dossier de chaque financeur et des éventuelles annexes
• Collaborer avec la Responsable administrative et financière
• Suivre le bon déroulement de la signature des documents (parapheur, Présidence…)
• Transmettre des documents originaux (conventions) au service Gestion-Finance pour classement
• Mettre à jour le tableau de suivi budgétaire des actions : partenaire, type d’action, nombre de jeunes, état de la convention, bilan…
• Centraliser les éléments nécessaires à la réalisation des bilans et les transmettre à la Directrice opérationnelle

CONTRIBUER A L’ORGANISATION DES SALONS, MANIFESTATIONS MLJ3M
• Participer aux réunions internes de préparation du TAF
• Centraliser la communication avec les partenaires
• Assurer la relation avec les entreprises, suivre les inscriptions des entreprises et leur transmettre les invitations
• Participer à l’organisation logistique du TAF et à l’accueil des visiteurs lors du salon

SUPERVISIER L’EDTITION DU LISTING MENSUEL DES BOURSES PACEA :
• Superviser l’édition de l’état I-Milo des jeunes en attente de demande d’allocation PACEA
• Superviser la réalisation du traitement administratif de l’état mensuel : date, tampon, faire signer par le Directeur ou la Directrice opérationnelle, classer la copie scannée sur le serveur informatique
• Superviser l’envoi du listing original à l’ASP dans les délais
• Superviser la mise à jour du tableau Excel de suivi de consommation de la bourse, le transmettre à la Directrice opérationnelle puis le diffuser aux responsables de sites lors du COPIL

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APTITUDES ET COMPETENCES :
L’assistant·e de direction opérationnelle sait identifier l’importance et la pertinence des informations reçues et les besoins de la Directrice opérationnelle. Elle sait alerter ou rendre compte en cas de difficultés ou dysfonctionnements. Elle connait et a une vision globale du projet et des activités de la structure. Elle dispose des capacités suivantes :
– Compétences organisationnelles, rigueur, fiabilité
– Savoir gérer les priorités
– Respecter les engagements et délais
– Capacités d’écoute, d’analyse et de synthèse
– Qualités relationnelles, bienveillance, sens du contact
– Capacité à communiquer avec les différents acteurs (partenaires techniques et institutionnels, entreprises…) en sachant adapter son discours à son interlocuteur et à la situation
– Capacité rédactionnelle et de mise en forme
– Capacités à mobiliser et fédérer une équipe
– Capacité à travailler de manière transversale et à collaborer
– Capacité d’adaptation Force de proposition, de prise de décision
– Maîtrise des outils bureautiques, de communication et multimédias
– Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité, sécurisation des données (respect RGPD)
– Capacité d’autonomie et d’initiative

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AVANTAGES :
– Mutuelle
– Titres restaurant
– Compte Epargne Temps
– Prestations CSE

EXIGENCES :
Expérience de 3 ans minimum sur un poste similaire

FORMATION SOUHAITEE :
Bac +2 type BTS support à l’action managériale, BUT gestion des entreprises et des administrations, BUT gestion administrative et commerciale

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Date limite de candidature : vendredi 27 octobre 2023
Date de dépôt d’offre : 13/10/2023