Assistant administratif

Double profil assistant administratif et chargé d’accueil

Participation à l’organisation administrative et technique de l’activité liée à l’insertion professionnelle des jeunes ainsi qu’au travail d’accueil, d’information et d’orientation du public de la MLJ3M.

ACTIVITES ADMINISTRATIVES :
• Elaborer des supports de travail sur informatique, en utilisant, à cet effet, un logiciel approprié : traitement de texte, tableur, bases de données…
• Administrer une base de données : créer, alimenter et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l’activité
• Saisir des données sur un ou plusieurs logiciels spécifiques
• Constituer et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l’activité
• Mettre en forme des documents divers papiers ou électroniques (courriers, rapports, bilans…)
• Rédiger des correspondances courantes, des notes, des mails, des comptes rendus
• Classer, archiver des documents relatifs à l’activité
• Assurer des relances téléphoniques : recueillir les informations et les saisir sur le logiciel interne
• Gérer et administrer un planning : proposer des plages de rendez-vous pour entretien individuel, action collective, en fonction des plannings de l’équipe ; apprécier le degré d’urgence d’une demande et la gérer en adaptant les emplois du temps ; gérer et agencer des activités individualisées et collectives multiples : réunions, ateliers collectifs ; interventions régulières de partenaires extérieurs.
• Mettre en forme des documents divers papiers ou électroniques (courriers, rapports, …)
• Rédiger des correspondances courantes, des notes, des mails.

ACTIVITES D’ACCUEIL :
• Accueil physique de tout public qui s’adresse à la MLJ3M.
• Accueil téléphonique : Gérer un standard, prendre des messages.
• Gérer le flux, c’est à dire gérer les temps d’attente, les tensions ; contrôler les mouvements du public dans l’enceinte de la MLJ3M.
• Informer et orienter le public.
• Aider le jeune à remplir un document administratif, une fiche d’accueil…
• Participer à l’animation et à l’organisation de l’espace d’information et de documentation.
• Animation de l’espace d’accueil (échange et soutien auprès du public jeune, gestion des impressions, photocopies…)

Savoir Faire :
– Techniques de secrétariat et de gestion administrative
– Techniques d’accueil et de gestion de public
– Gestion d’un standard
Bonne capacité rédactionnelle et de mise en forme
– Bonne maitrise des logiciels informatiques et outils de télécommunications : logiciels Word et Excel, Outlook (agenda et messagerie), Internet, Windows Vista et XP, logiciels de base de données.
– Maîtriser les outils multimédias (Internet, réseaux sociaux,…)
– Public jeune 16/25 ans ou expérience auprès de ce public souhaitée

Savoir Être :
– Rigueur et sens de l’organisation
– Savoir gérer les priorités
– Capacité à travailler en équipe
– Bonne élocution et aisance dans l’expression orale
– Sens de l’analyse / esprit de synthèse
– Sens du contact
– Qualités relationnelles
– Capacité d’écoute, discrétion
– Capacité à gérer des situations complexes
– Capacité d’autonomie et d’initiative

Date de dépôt d’offre : 04/10/2022
Date limite de candidature : 18/10/2022