Assistant administratif

Mission :
Participation à l’organisation administrative et technique de l’activité liée à l’insertion professionnelle des jeunes ainsi qu’au travail d’accueil, d’information et d’orientation du public de la MLJ3M.

Localisation :
1 poste à : Mission Locale de Montpellier – Antenne Montpellier Mosson
35 rue de la Haye – 34080 Montpellier
1 poste à : Mission Locale de Montpellier – Plateforme Contrat Engagement Jeune
191 rue d’Athènes – 34000 Montpellier

Embauche :
Mai 2023

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Activités/Missions :
• Elaborer des supports de travail sur informatique, en utilisant, à cet effet, un logiciel approprié : traitement de texte, tableur, bases de données…
• Administrer une base de données : créer, alimenter et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l’activité
• Saisir des données sur un ou plusieurs logiciels spécifiques
• Constituer et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l’activité
• Mettre en forme des documents divers papiers ou électroniques (courriers, rapports, bilans…)
• Rédiger des correspondances courantes, des notes, des mails, des comptes rendus
• Classer, archiver des documents relatifs à l’activité
• Assurer des relances téléphoniques : recueillir les informations et les saisir sur le logiciel interne
• Gérer et administrer un planning (prise de RDV, suivi de convocations)
• Assurer un accueil téléphonique et prendre des messages.
• Mission complémentaire : accueil physique du public jeune.

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Savoir faire :
− Techniques de secrétariat et de gestion administrative
− Techniques d’accueil et de gestion de public
− Bonne capacité rédactionnelle et de mise en forme
− Bonne maitrise des logiciels informatiques et outils de télécommunications : logiciels Word et Excel, Outlook (agenda et messagerie), Internet, Windows Vista et XP, logiciels de base de données.
− Maîtriser les outils multimédias (Internet, réseaux sociaux,…)
− Public jeune 16/25 ans ou expérience auprès de ce public souhaitée

Savoir être :
− Rigueur et sens de l’organisation
− Savoir gérer les priorités
− Capacité à travailler en équipe
− Bonne élocution et aisance dans l’expression orale
− Sens de l’analyse / esprit de synthèse
− Sens du contact
− Qualités relationnelles
− Capacité d’écoute, discrétion
− Capacité à gérer des situations complexes
− Capacité d’autonomie et d’initiative

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Date limite de candidature : 4 mai 2023
Date de dépôt d’offre : 20 avril 2023