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Déposée le 09/12/20
CDD (6 mois)

Assistant de Direction (H/F)

Employeur
Mission Locale, MACON (71)
Contrat
temps plein - CDD - non cadre
Adapté aux personnes en situation de handicap

Détail de l'annonce

- Effectuer des travaux administratifs et seconder la direction
- Rédiger des documents complexes
- Planifier, assurer la logistique
- Gérer des emplois du temps et assurer le suivi administratif du personnel
- Organiser et gérer la vie de la structure
- Assurer la mise en œuvre technique de la communication
- Être en lien avec les différents services de l’Association
- Participer à la dynamique générale de la structure.
Détail de la fonction :
- Rédiger et gérer la correspondance courante, courriers spécifiques et/ou personnalisés, comptes rendus…
- Gérer la messagerie portail de la structure et de la direction,
- Rassembler l'information qualitative et quantitative sur les actions et les activités menées, mettre en forme les tableaux de suivi de l'activité de la structure,
- Organiser la vie de la structure sur le plan logistique (tenue des agendas, gestion des plannings, organisation des déplacements, gestion logistique des réunions et manifestations…)
- Assurer le suivi de la vie associative (calendrier des réunions statutaires, envois des invitations, ordres du jour, comptes-rendus…
- Actualiser et adapter les documents de consultation de prestataires en application de la réglementation liée à la commande publique, gérer et suivre les conventions,
- Suivre et actualiser le tableau de service (absences, prévisions de congés, formations…), tenir les fiches-temps des projets et les compteurs de congés individuels…
- Gérer les dossiers du personnel, traiter les informations relatives aux congés payés, aux absences diverses, aux arrêts maladie…
- Actualiser les documents internes à la structure (organigramme, livret d’accueil, …), mettre à jour l’affichage obligatoire et le DUERP,
- Gérer les formalités liées aux recrutements, mettre à jour le registre du personnel
- Préparer l’arrivée et l’accueil des nouveaux salariés, suivre le calendrier d’intégration et des visites médicales
- Apporter un appui à la stratégie de communication de l’association et à sa mise en œuvre technique
- Suivre la mise à jour du site internet en lien avec l’Assistant web (publication des actualités de la structure et des campagnes des réseaux partenaires, informations et articles divers…)
- Proposer / rédiger des articles, mettre en place des supports de communications internes ou externes (newsletter…).
- Coordonner l’élaboration des outils et supports dans le respect de la charte graphique (trames, cartes de visite, carte de vœux, présentations animées…) et gérer la relation avec les prestataires
- Réaliser le classement et l’archivage périodique


Compétences et qualités attendues :
- Pertinence et efficacité dans la recherche et le classement de l’information,
- Rigueur administrative, bonne organisation, autonomie et disponibilité
- Qualités relationnelles, d’écoute et de diplomatie,
- Bonne expression écrite et orale
- Maîtrise des outils bureautiques (pack office + libre office)
- Utilisation d’internet et habitude de travail avec un système d'information
- Capacité d’adaptation et de travail collaboratif
- Capacité à se conformer à des méthodes et des processus de travail
- Gestion des priorités / Respect des délais / Force de proposition et d’initiatives
- Faire preuve d’une discrétion et d’une confidentialité absolue

Cotation
10
Indice professionnel
389
Niveau souhaité
Niveau III
Expérience souhaitée
2
Rémuneration brute annuelle
22000 €
Adresse e-mail du recruteur
lionel.lambert@aile-sb.fr
  • Assurer une veille sur l’activité d’insertion
  • Documenter
  • Participer à l’élaboration de supports de communication
  • Assurer la mise en œuvre technique de la communication
  • Animer, organiser un espace d’accueil et d’information
  • Documenter
  • Participer à l’élaboration de supports de communication
  • Recevoir le public en entretien
  • Etablir un diagnostic individuel sur la situation du public reçu
  • Informer et aider à l’orientation du public cible
  • Accompagner l’élaboration du parcours d’insertion
  • Représenter la structure en apportant une contribution technique
  • Construire, développer un réseau de partenaires extérieurs
  • Coopérer avec des partenaires extérieurs
  • Négocier
  • Assurer une veille sur l’activité d’insertion
  • Outiller l’activité d’insertion
  • Concevoir et piloter des projets
  • Conduire un projet
  • Aider à l’élaboration des orientations
  • Assurer un suivi administratif
  • Participer à l’élaboration de supports de communication
  • Assurer la mise en œuvre technique de la communication
  • Recevoir le public en entretien
  • Etablir un diagnostic individuel sur la situation du public reçu
  • Informer et aider à l’orientation du public cible
  • Accompagner l’élaboration du parcours d’insertion
  • Coopérer avec des partenaires extérieurs
  • Assurer une veille sur l’activité d’insertion
  • Assurer un suivi administratif
  • Recevoir le public en entretien
  • Etablir un diagnostic individuel sur la situation du public reçu
  • Informer et aider à l’orientation du public cible
  • Etre référent sur un domaine spécifique
  • Accompagner l’élaboration du parcours d’insertion
  • Construire, développer un réseau de partenaires extérieurs
  • Coopérer avec des partenaires extérieurs
  • Animer des réunions techniques
  • Assurer une veille sur l’activité d’insertion
  • Outiller l’activité d’insertion
  • Conduire un projet
  • Assurer un suivi administratif
  • Participer à l’élaboration de supports de communication.
  • Représenter la structure dans le cadre de ses orientations politiques
  • Construire, développer un réseau de partenaires extérieurs
  • Coopérer avec des partenaires extérieurs
  • Négocier
  • Assurer une veille sur l’activité d’insertion
  • Elaborer des projets de changement, piloter des projets institutionnels
  • Assurer une veille pour déterminer la stratégie
  • Aider à l’élaboration des orientations
  • Conduire des réunions, des entretiens à caractère stratégique
  • Piloter la Mission locale
  • Animer et coordonner une équipe
  • Animer et coordonner la structure
  • Evaluer le personnel
  • Piloter les politiques de ressources humaines
  • Définir les conditions de la gestion budgétaire et financière
  • Formaliser les outils de gestion de la structure
  • Gérer les domaines juridique et réglementaire
  • Concevoir la politique de communication
  • Représenter la structure dans le cadre de ses orientations politiques
  • Représenter la structure en apportant une contribution technique
  • Construire, développer un réseau de partenaires extérieurs
  • Coopérer avec des partenaires extérieurs
  • Négocier
  • Animer des réunions techniques
  • Assurer une veille sur l’activité d’insertion
  • Elaborer des projets de changement, piloter des projets institutionnels
  • Aider à l’élaboration des orientations
  • Animer et coordonner une équipe
  • Evaluer le personnel
  • Participer à l’élaboration de supports de communication
  • Effectuer des travaux administratifs
  • Assurer un suivi administratif
  • Effectuer des travaux administratifs
  • Rédiger des documents administratifs complexes
  • Planifier, assurer la logistique
  • Gérer des emplois du temps
  • Gérer la vie de la structure
  • Assurer la mise en œuvre technique de la communication
  • Planifier, assurer la logistique
  • Gérer sur les plans comptable et financier
  • Gérer le personnel sur le plan administratif
  • Contribuer à la définition des conditions de la gestion budgétaire et financière
  • Formaliser les outils de gestion
  • Gérer sur les plans comptable et financier
  • Représenter la structure en apportant une contribution technique
  • Assurer un suivi informatique de l’activité
  • Gérer la structure sur le plan informatique
  • Accueillir le public
  • Ecouter et recueillir la demande
  • Informer et diriger vers
  • Animer, organiser un espace d’accueil et d’information
  • Animer, organiser un espace d’accueil et d’information