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Déposée le 06/10/20
CDI

Assistant de Direction (H/F)

Employeur
Maison de l’emploi, Dijon (21)
Contrat
temps plein - CDI - non cadre
Adapté aux personnes en situation de handicap

Détail de l'annonce

L’association CREATIV’ recrute :
Un.e assistant.e de direction / ressources humaines
(CCN Missions locales et PAIO emploi-repère « assistant.e de direction »)


Présentation générale de la structure
L’association CREATIV’ est un outil territorial et partenarial intervenant dans le champ de l’emploi et des besoins en compétences. Elle propose une large offre de services dont le support est le territoire de Dijon Métropole mais qui peut également s’étendre à l’échelle régionale :
• Accueil, information et orientation de proximité sur les quartiers de la Ville de Dijon
• Accompagnement renforcé dans le cadre du PLIE (Dijon Métropole)
• Portage et animation du dispositif des clauses d’insertion sur le bassin dijonnais et la Haute Côte d’Or
• Animation des acteurs insertion/emploi sur les quartiers QPV de Dijon Métropole
• Développement et animation de projets partenariaux en lien avec les mutations économiques des filières du territoire et les besoins en emplois et en compétences
• Portage et animation d’un Campus régional des Métiers et des Qualifications « Alimentation, goût, tourisme »
Plus globalement, CREATIV’ propose une offre de services intégrée intervenant en transversalité des politiques, des dispositifs et des acteurs du développement économique, de l'emploi, de la formation et de l'insertion.
Sa gouvernance est le reflet de cette approche transversale puisqu'elle regroupe une diversité d'acteurs institutionnels et d'opérateurs intervenant dans les différents champs évoqués : Dijon Métropole et les autres intercommunalités du bassin dijonnais, l'État, la Région, le Conseil Départemental, Pôle emploi, la Mission locale et l’APEC.

Présentation du poste
Sous l’autorité du directeur et de l’adjoint à la direction, les missions de l’assistant.e de direction/RH seront les suivantes :

Appui administratif à la Direction
• Préparation et mise en forme de différents courriers, supports de présentation, notes et rapports d’activité
• Réservations (hôtels, restaurants, inscription aux événements, salles de réunion, ...)
• Classement et Archivage
• Organisation du planning des Comités de Direction + réservations de salle
• Organisation des réunions du personnel/séminaire annuel (information, réservation et préparation salle, émargements, restauration, …)
• Mise à jour du logiciel de suivi des temps (agenda direction, modifications logiciel)
• Gestion boîte mail Creativ’ (transfert aux destinataires concernés, réponses, …)
• Traitement de tout type de données pour le compte de la Direction

Soutien administratif à la gouvernance de l’association
• Organisation des instances de la gouvernance : CA, AG, Bureau (invitations, vérification du quorum, relances, préparation du support de présentation...)
• Préparation des documents à envoyer (ordres du jour, mandats, ...)
• Rédaction des procès-verbaux + diffusion
• Préparation des extraits de délibération et documents à signer par la Présidente
• Logistique (réservation et préparation salle, vérification émargement et mandats...)
• Participation aux CA et AG pour organisation et prise de notes

Appui à la gestion des Ressources Humaines
• Gestion administrative du personnel :
◦ Préparation des contrats, avenants, courriers,…
◦ Mise à jour du registre du personnel et de la BDES, tenue des dossiers du personnel
◦ Préparation arrivée + accueil des nouveaux salariés (remise des différents documents et matériel, décharges, attestations, signature contrat, …)
◦ Suivi des visites médicales
◦ Gestion des adhésions aux différents organismes (mutuelle, prévoyance, retraite supplémentaire, …)
◦ Traitement des demandes des salariés
◦ Mise à jour des tableaux de reporting
◦ Actualisation des documents interne à la structure (organigramme, livret d’accueil, …), partage des documents et informations sur l’intranet et mise à jour de l’affichage obligatoire
◦ Recrutements : Diffusion des offres, réception des candidatures, planification des entretiens, courriers de réponse
◦ Gestion de la relation avec les partenaires et prestataires de Creativ’ sur le plan RH (médecine du travail, mutuelle, prévoyance, retraite, Opco, ...)
• Contribution à la gestion des paies :
-Suivi des absences et contrôle des fiches de remboursement de frais
-Préparation des éléments de paie + contrôle des bulletins de salaire
• Formations :
-Formalisation et suivi du plan de développement des compétences
-Gestion de la relation avec l’OPCO (Demandes d’aide financière, de remboursement et suivi)
-Production des bilans de formation
• IRP :
-Préparation administrative et logistique des élections professionnelles

Appui à la politique de communication de la structure
• Archivage et diffusion des informations et articles de presse, tenue d’un pressbook
• Mise à jour du site Internet, publication des actualités, articles, etc
• Gestion de la relation avec les prestataires (échanges avec graphiste, réalisations de devis, commandes, suivi)
• Participation à l’élaboration des outils dans le respect de la charte graphique (trames, cartes de visite, carte de vœux, visuels affiches, banderoles, présentations animées, …)

Logistique des Points Relais
• Echanges avec bailleur et assurance (dégâts des eaux, sinistre, …)
• Demandes de devis pour travaux, réparations, fournitures…
• Gestion des stocks de consommables
• Relation fournisseurs et maintenance des équipements (copieurs, EDF, France Telecom, chauffagiste, …)
• Organisation des remplacements accueil pendant les congés
• Veiller à la bonne exécution du travail du personnel d’entretien (échanges avec les prestataires)


Profil recherché
• Maîtrise des outils bureautiques (pack office + libre office)
• Utilisation d’Internet et habitude de travail avec un système d'information
• Bonne expression écrite et orale
• Travail en équipe
• Capacité à se conformer à des méthodes et des processus de travail
• Gestion des priorités / Respect des délais
• Rigueur
• Autonomie
• Respect de la confidentialité

Formation
Formation supérieure (bac + 2 ou expérience équivalente)
Première expérience requise

Emploi et rémunération
CDI
Salaire brut annuel de base (cotation 10, indice 390) : 21 434,40 €, à négocier selon expérience.

Procédure de recrutement
Priorité d'étude des candidatures pour les salariés CREATIV' : jusqu’au 19/10/2020
Ouverture des entretiens de recrutement pour les structures du réseau : 20/10/2020
Ouverture des entretiens de recrutement pour les candidatures externes : 03/11/2020

Les candidatures sont à transmettre à Bénédicte Combette: bcombette@creativ21.fr
Pour tout renseignement sur l'offre, vous pouvez joindre Fabrice Rey, Directeur : frey@creativ21.fr

Cotation
10
Indice professionnel
389
Niveau souhaité
Niveau V
Expérience souhaitée
2 ans
Rémuneration brute annuelle
21 434,40 €
Date d'embauche
01/11/2020
Adresse e-mail du recruteur
bcombette@creativ21.fr
  • Assurer une veille sur l’activité d’insertion
  • Documenter
  • Participer à l’élaboration de supports de communication
  • Assurer la mise en œuvre technique de la communication
  • Animer, organiser un espace d’accueil et d’information
  • Documenter
  • Participer à l’élaboration de supports de communication
  • Recevoir le public en entretien
  • Etablir un diagnostic individuel sur la situation du public reçu
  • Informer et aider à l’orientation du public cible
  • Accompagner l’élaboration du parcours d’insertion
  • Représenter la structure en apportant une contribution technique
  • Construire, développer un réseau de partenaires extérieurs
  • Coopérer avec des partenaires extérieurs
  • Négocier
  • Assurer une veille sur l’activité d’insertion
  • Outiller l’activité d’insertion
  • Concevoir et piloter des projets
  • Conduire un projet
  • Aider à l’élaboration des orientations
  • Assurer un suivi administratif
  • Participer à l’élaboration de supports de communication
  • Assurer la mise en œuvre technique de la communication
  • Recevoir le public en entretien
  • Etablir un diagnostic individuel sur la situation du public reçu
  • Informer et aider à l’orientation du public cible
  • Accompagner l’élaboration du parcours d’insertion
  • Coopérer avec des partenaires extérieurs
  • Assurer une veille sur l’activité d’insertion
  • Assurer un suivi administratif
  • Recevoir le public en entretien
  • Etablir un diagnostic individuel sur la situation du public reçu
  • Informer et aider à l’orientation du public cible
  • Etre référent sur un domaine spécifique
  • Accompagner l’élaboration du parcours d’insertion
  • Construire, développer un réseau de partenaires extérieurs
  • Coopérer avec des partenaires extérieurs
  • Animer des réunions techniques
  • Assurer une veille sur l’activité d’insertion
  • Outiller l’activité d’insertion
  • Conduire un projet
  • Assurer un suivi administratif
  • Participer à l’élaboration de supports de communication.
  • Représenter la structure dans le cadre de ses orientations politiques
  • Construire, développer un réseau de partenaires extérieurs
  • Coopérer avec des partenaires extérieurs
  • Négocier
  • Assurer une veille sur l’activité d’insertion
  • Elaborer des projets de changement, piloter des projets institutionnels
  • Assurer une veille pour déterminer la stratégie
  • Aider à l’élaboration des orientations
  • Conduire des réunions, des entretiens à caractère stratégique
  • Piloter la Mission locale
  • Animer et coordonner une équipe
  • Animer et coordonner la structure
  • Evaluer le personnel
  • Piloter les politiques de ressources humaines
  • Définir les conditions de la gestion budgétaire et financière
  • Formaliser les outils de gestion de la structure
  • Gérer les domaines juridique et réglementaire
  • Concevoir la politique de communication
  • Représenter la structure dans le cadre de ses orientations politiques
  • Représenter la structure en apportant une contribution technique
  • Construire, développer un réseau de partenaires extérieurs
  • Coopérer avec des partenaires extérieurs
  • Négocier
  • Animer des réunions techniques
  • Assurer une veille sur l’activité d’insertion
  • Elaborer des projets de changement, piloter des projets institutionnels
  • Aider à l’élaboration des orientations
  • Animer et coordonner une équipe
  • Evaluer le personnel
  • Participer à l’élaboration de supports de communication
  • Effectuer des travaux administratifs
  • Assurer un suivi administratif
  • Effectuer des travaux administratifs
  • Rédiger des documents administratifs complexes
  • Planifier, assurer la logistique
  • Gérer des emplois du temps
  • Gérer la vie de la structure
  • Assurer la mise en œuvre technique de la communication
  • Planifier, assurer la logistique
  • Gérer sur les plans comptable et financier
  • Gérer le personnel sur le plan administratif
  • Contribuer à la définition des conditions de la gestion budgétaire et financière
  • Formaliser les outils de gestion
  • Gérer sur les plans comptable et financier
  • Représenter la structure en apportant une contribution technique
  • Assurer un suivi informatique de l’activité
  • Gérer la structure sur le plan informatique
  • Accueillir le public
  • Ecouter et recueillir la demande
  • Informer et diriger vers
  • Animer, organiser un espace d’accueil et d’information
  • Animer, organiser un espace d’accueil et d’information