Les stages étudiants

Syndicat d'employeurs |

Par décret du 26 octobre 2015, le quota de stagiaire dans les entreprises a été fixé pour les stages étudiant. L’occasion pour le Juridique info de proposer une série d’articles sur les stages en entreprise composé de deux volets, les stages étudiants ce mois-ci et les PMSMP (périodes de mise en situation en milieu professionnel) le mois suivant.

Les Missions Locales accueillent régulièrement des stagiaires étudiants et lycéens et sont donc concernées par les nouvelles obligations et responsabilités issues de la loi du 10 juillet 2014 relatif au développement, à l’encadrement des stages et à l’amélioration du statut des stagiaires.

En effet, cette loi a modifié en profondeur le régime des stages étudiants en entreprise. Elle précise les modalités de mise en place du stage et de nouvelles règles applicables au stagiaire dans le but d’éviter tout abus dans l’utilisation du stage en entreprise.

Formalités du stage 

Les périodes de formation en milieu professionnel relevant de l’enseignement secondaire et les stages relevant de l’enseignement supérieur correspondent à des périodes temporaires de mise en situation en milieu professionnel au cours desquelles l'élève ou l'étudiant acquiert des compétences professionnelles et met en œuvre les acquis de sa formation en vue d'obtenir un diplôme ou une certification et de favoriser son insertion professionnelle. Le stagiaire se voit confier une ou des missions conformes au projet pédagogique défini par son établissement d'enseignement et approuvées par l'organisme d'accueil (art.L124-1 c. éduc.).

Les stages sont donc obligatoirement intégrés dans le cursus scolaire ou universitaire du stagiaire.

Les stages font l'objet d'une convention entre le stagiaire, l'organisme d'accueil et l'établissement d'enseignement à laquelle sera annexée « la charte des stages étudiants en entreprise » du 26 avril 2006.

La convention de stage est signée par l'établissement d'enseignement, l'organisme d'accueil, le stagiaire ou son représentant légal, l'enseignant référent et le tuteur de stage.

Elle comporte les mentions obligatoires suivantes :

  • L'intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année d'enseignement ou par semestre d'enseignement, selon les cas ;
  • Le nom de l'enseignant référent de l'établissement d'enseignement et le nom du tuteur dans l'organisme d'accueil ;
  • Les compétences à acquérir ou à développer au cours de la période de formation en milieu professionnel ou du stage ;
  • Les activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation et des compétences à acquérir et validées par l'organisme d'accueil ;
  • Les dates du début et de la fin de la période de formation en milieu professionnel ou du stage ainsi que la durée totale prévue, calculée selon les règles propres au stage étudiant ;
  • La durée hebdomadaire de présence effective du stagiaire dans l'organisme d'accueil et sa présence, le cas échéant, la nuit, le dimanche ou des jours fériés ;
  • Les conditions dans lesquelles l'enseignant référent de l'établissement d'enseignement et le tuteur dans l'organisme d'accueil assurent l'encadrement et le suivi du stagiaire ;
  • Le montant de la gratification versée au stagiaire et les modalités de son versement, le cas échéant ;
  • Le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, y compris la protection en cas d'accident du travail, ainsi que, le cas échéant, l'obligation faite au stagiaire de justifier d'une assurance couvrant sa responsabilité civile ;
  • Les conditions dans lesquelles le stagiaire est autorisé à s'absenter, notamment dans le cadre d'obligations attestées par l'établissement d'enseignement et des congés et autorisations d'absence ;
  • Les modalités de suspension et de résiliation de la convention de stage ;
  • Les modalités de validation du stage ou de la période de formation en milieu professionnel en cas d'interruption ;
  • La liste des avantages offerts par l'organisme d'accueil au stagiaire, notamment l'accès au restaurant d'entreprise ou aux titres-restaurant (art. L. 3262-1 c. trav.) et la prise en charge des frais de transport (art. L. 3262-2 c. trav.), le cas échéant, ainsi que les activités sociales et culturelles (art.L2323-83 c. trav);
  • Les clauses du règlement intérieur de l'organisme d'accueil qui sont applicables au stagiaire, le cas échéant ;
  • Les conditions de délivrance de l'attestation de stage.

La convention de stage peut faire l'objet d'avenants, notamment en cas de report ou de suspension de la période de formation en milieu professionnel ou du stage.

La durée du ou des stages ou périodes de formation en milieu professionnel effectués par un même stagiaire dans un même organisme d'accueil ne peut excéder six mois par année d'enseignement (art.L124-5 c. éduc.). Il ne peut être dérogé à cette durée maximale sauf pour certains diplômes spécifiques.

Cette durée est calculée en fonction du temps de présence effective du stagiaire dans l'organisme d'accueil. Chaque période au moins égale à sept heures de présence, consécutives ou non, est considérée comme équivalente à un jour et chaque période au moins égale à vingt-deux jours de présence, consécutifs ou non, est considérée comme équivalente à un mois (art.D124-6 c. éduc.).

Durant le stage, le stagiaire fait l’objet d’un suivi tant par l’établissement supérieur que par un tuteur dans la structure d’accueil.

En effet, l'organisme d'accueil désigne un tuteur chargé de l'accueil et de l'accompagnement du stagiaire sous peine d’amende administrative. Le tuteur est garant du respect des stipulations pédagogiques de la convention. Toutefois, un même tuteur ne peut avoir qu’un nombre limité de stagiaires sous sa responsabilité (art.L124-10 c. éduc.). Un accord d'entreprise peut préciser les tâches confiées au tuteur, ainsi que les conditions de l'éventuelle valorisation de cette fonction (art.L124-9 c. éduc.).

L'établissement d'enseignement est, quant à lui, chargé d'appuyer et d'accompagner les élèves ou les étudiants dans leur recherche de périodes de formation en milieu professionnel ou de stages correspondant à leur cursus et à leurs aspirations et de favoriser un égal accès des élèves et des étudiants, respectivement, aux périodes de formation en milieu professionnel et aux stages, de définir dans la convention, en lien avec l'organisme d'accueil et le stagiaire, les compétences à acquérir ou à développer au cours de la période de formation en milieu professionnel ou du stage et la manière dont ce temps s'inscrit dans le cursus de formation et de désigner un enseignant référent au sein des équipes pédagogiques de l'établissement, qui s'assure du bon déroulement de la période de formation en milieu professionnel ou du stage et du respect des stipulations de la convention (art.L124-2 c. éduc.).

L’enseignant référent, par sa mission, est tenu de s'assurer auprès du tuteur, à plusieurs reprises durant le stage ou la période de formation en milieu professionnel, de son bon déroulement et de proposer à l'organisme d'accueil, le cas échéant, une redéfinition d'une ou des missions pouvant être accomplies (art.L124-1 c. éduc.).

Déroulement du stage

La structure d’accueil et l’étudiant ne peuvent conclure une convention de stage pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent, pour faire face à un accroissement temporaire de l'activité de l'organisme d'accueil, pour occuper un emploi saisonnier ou pour remplacer un salarié ou un agent en cas d'absence ou de suspension de son contrat de travail (art.L124-7 c. éduc.).

Par ailleurs, l'accueil successif de stagiaires, au titre de conventions de stage différentes, pour effectuer des stages dans un même poste n'est possible qu'à l'expiration d'un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent. Cependant, le délai de carence n'est pas applicable lorsque ce stage précédent a été interrompu avant son terme à l'initiative du stagiaire (art.L124-11 c. éduc.).

L’organisme d’accueil est soumis à un quota d’accueil de stagiaire sur une même semaine civile correspondant à 15 % de son effectif lorsque celui-ci est supérieur ou égal à 20 ou à 3 stagiaires si l’effectif est inférieur à 20, sauf dérogations contraires sous peine de sanctions (art. R124-10 c. éduc.).

L’employeur doit également inscrire dans son registre du personnel les stagiaires accueillis dans la structure, dans une partie spécifique du registre. Il doit y faire mention des noms, prénoms, date de début et fin de stage, lieu de présence du stagiaire et les noms et prénoms du tuteur (art.L1221-13 et D1221-23-1 c. trav.).

Le stagiaire est soumis aux même règles de temps de travail que les salariés au sein de la structure d’accueil, tant en terme de durée maximale quotidienne ou hebdomadaire que sur la présence de nuit ainsi que du repos (hebdomadaire, quotidien, jour férié). L'organisme d'accueil établit, selon tous moyens, un décompte des durées de présence du stagiaire sous peine de sanctions (art.L124-14 c. éduc.).

L’article L124-14 du code de l’éducation rappelle qu’il est interdit de confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité. Toutefois, si le stagiaire est affecté à des postes de travail présentant des risques particuliers pour sa santé ou pour sa sécurité, il doit bénéficier, dans l’entreprise dans laquelle il est accueilli d’une formation renforcée à la sécurité et d’un accueil et d’une information adaptée (art.L4154-2 c. trav.). La liste de ces postes doit être établie par l’employeur après avis du médecin du travail et du CHSCT ou à défaut des délégués du personnel. Si l’organisme d’accueil ne respecte pas ces impératifs, en cas d’accident du travail du stagiaire, la faute inexcusable de l’employeur sera présumée (art.L4154-3 c. trav.).

Par ailleurs, le stagiaire doit avoir souscrit à une assurance en responsabilité civile qui prend en charge les dommages qu’il pourrait provoquer sur les lieux d’activité du stage.

Lorsque la durée du stage ou de la période de formation en milieu professionnel au sein d'un même organisme d'accueil est supérieure à deux mois consécutifs ou, au cours d'une même année scolaire ou universitaire, à deux mois consécutifs ou non, le ou les stages ou la ou les périodes de formation en milieu professionnel font l'objet d'une gratification versée mensuellement dont le montant est fixé par convention de branche ou par accord professionnel étendu ou, à défaut, par décret, à un niveau minimal de 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale à compter du 1° septembre 2015 (art.L124-6 c. éduc.). La gratification peut être versée au stagiaire soit par une gratification mensuelle correspondant aux heures effectuées dans le mois, soit être lissée sur toute la durée du stage.

La gratification est due au stagiaire à compter du premier jour du premier mois de la période de stage ou de formation en milieu professionnel. Son montant minimal forfaitaire n'est pas fonction du nombre de jours ouvrés dans le mois.

La gratification versée au stagiaire n’a pas le caractère de salaire, elle est donc exonérée de cotisations dans la limite d’un pourcentage du plafond horaire de la sécurité sociale, multiplié par le nombre d’heures de stage effectuées au cours du mois considéré (actuellement 15 % du plafond).

En revanche, s’agissant de la protection contre les accidents du travail et les maladies professionnelles, la règlementation opère une distinction selon le montant de la gratification.

  • Lorsque la gratification ne dépasse pas le seuil de franchise de charges sociales, les obligations liées à l’affiliation, la déclaration et le paiement des cotisations AT-MP incombent à l’établissement d’enseignement. En cas d’accident, il revient tout de même à l’entreprise d’effectuer la déclaration. Elle doit en adresser une copie à l’établissement d’enseignement ;
  • Lorsque la gratification du stagiaire est supérieure au seuil de franchise de charges sociales, les obligations liées à l’affiliation, la déclaration et le paiement de la cotisation AT-MP incombent à l’organisme d’accueil. Toutefois, en cas d’accident, il revient à l’établissement d’enseignement d’effectuer la déclaration à la CPAM. Elle doit en adresser une copie à l’organisme d’accueil.

Enfin, le stagiaire peut dorénavant choisir de verser des cotisations en vue de leur prise en compte par l’assurance vieillesse, dans la limite globale de deux trimestres (art.L381-4 CSS).

Par ailleurs, le stagiaire a accès au restaurant d'entreprise ou aux titres-restaurant prévus à l'article L. 3262-1 du code du travail, dans les mêmes conditions que les salariés de l'organisme d'accueil. Il bénéficie également de la prise en charge des frais de transport prévue à l'article L. 3261-2 du même code sans que cela minore le montant de sa gratification. Il bénéficie également des activités sociales et culturelles mentionnées à l'article L. 2323-83 du code du travail dans les mêmes conditions que les salariés (art.L124-13 et L124-16 c. éduc.).

Pour les stages et les périodes de formation en milieu professionnel dont la durée est supérieure à deux mois et dans la limite de la durée maximale du stage, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d'autorisations d'absence au bénéfice du stagiaire au cours de la période de formation en milieu professionnel ou du stage. Le stagiaire bénéficie de congés et d'autorisations d'absence d'une durée équivalente à celles prévues pour les salariés en cas de grossesse, de paternité ou d'adoption.

Inexécution de ses obligations

Chaque partie a l’obligation de respecter ses engagements sous peine de rupture de la convention de stage et d’interruption immédiate du stage. Par ailleurs, l’organisme d’accueil doit impérativement respecter toutes ses obligations afin d’éviter tout risque de requalification du stage en contrat de travail. En effet, il s’agira, en cas de contentieux, de regrouper tout un faisceau d’indices permettant de prouver que le stagiaire était bien en stage et non en emploi salarié.

Fin de stage

Le stage peut être interrompu :
- pour un motif lié à la maladie, à un accident, à la grossesse, à la paternité, à l'adoption,
- en accord avec l'établissement, en cas de non-respect des stipulations pédagogiques de la convention,
- en cas de rupture de la convention à l'initiative de l'organisme d'accueil.

Dans ces cas là, l'autorité académique ou l'établissement d'enseignement supérieur valide la période de formation en milieu professionnel ou le stage, même s'il n'a pas atteint la durée prévue dans le cursus, ou propose au stagiaire une modalité alternative de validation de sa formation. En cas d'accord des parties à la convention, un report de la fin de la période de formation en milieu professionnel ou du stage, en tout ou partie, est également possible.

En accord entre les parties de la convention, un report de la fin du stage peut également être fixé.

Le stage peut également être interrompu par :
- l’exercice de congés légaux auxquels peut prétendre le stagiaire,
- l’une ou l’autre des parties du fait de l’inexécution de ses obligations par l’autre partie,
- un commun accord des signataires.

A la fin du stage, une attestation de stage est délivrée par l'organisme d'accueil à tout élève ou étudiant. Cette attestation mentionne la durée effective totale du stage et le montant total de la gratification versée au stagiaire, le cas échéant (art.D124-9 c. éduc.).

Le stagiaire transmet aux services de son établissement d'enseignement chargés de l'accompagner dans son projet d'études et d'insertion professionnelle un document dans lequel il évalue la qualité de l'accueil dont il a bénéficié au sein de l'organisme. Ce document n'est pas pris en compte dans son évaluation ou dans l'obtention de son diplôme (art.L124-4 c. éduc.). Il doit également être prévu dans la convention un moyen d’évaluation du stagiaire accueilli par l’organisme d’accueil.

En cas d’embauche du stagiaire par la structure d’accueil dans les 3 mois suivant la fin du stage, la durée du stage est déduite de la période d’essai, dans la limite d’une réduction de plus de la moitié de la période d’essai sauf accord collectif plus favorable.

Lorsque le stagiaire est embauché à l’issue d’un stage d’une durée supérieure à deux mois, la durée de ce stage est prise en compte pour l’ouverture et le calcul des droits liés à l’ancienneté (art.L1221-24 c. trav.).

La convention collective prévoit que le stage est comptabilisé dans la reprise d’ancienneté conventionnelle (indice d’ancienneté) en cas d’embauche du stagiaire dans une structure appliquant la convention collective nationale des Missions Locales et PAIO.