Base de données économiques et sociales : obligatoire dans les entreprises de moins de 300 salariés

Syndicat d'employeurs |

Depuis le 14 juin 2015, toutes les entreprises de plus de 50 salariés au sein desquelles un comité d’entreprise doit être mis en place doivent disposer d’une base de données économiques et sociales appelée également base unique de données.

La base de données (BDES) prévue à l'article L. 2323-7-2 du code du travail permet la mise à disposition des informations nécessaires à la consultation sur les orientations stratégiques de l'entreprise. L'ensemble des informations de la base de données contribue à donner une vision claire et globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l'activité de l'entreprise.

La base comporte également l'ensemble des informations communiquées de manière récurrente au comité d'entreprise.

Constituée au niveau de l’entreprise (1) , la mise en place de la BDES est à la charge de l’employeur (art. L2323-7-2 c. trav.). Une concertation avec les membres du comité d’entreprise (CE) est recommandée bien que non obligatoire.

La forme électronique de la BDES est préconisée bien que le format papier soit autorisé (art. R2323-1-6 c. trav.).

A la date du 14 juin 2015, la BDES doit contenir les informations nécessaires à la consultation des représentants du personnel sur les orientations stratégiques de l’entreprise. En revanche, les informations transmises de manière récurrente au CE devront être intégrées dans la BDES au plus tard le 31 décembre 2016.

Les informations stratégiques contenues dans la base de données portent sur les thèmes suivants (art. L2323-7-2 et R2323-1-2 c. trav.) :

  • investissements : investissement social (emploi, évolution et répartition des contrats précaires, des stages et des emplois à temps partiel, formation professionnelle et conditions de travail), investissement matériel et immatériel et, pour les entreprises mentionnées au sixième alinéa de l'article L. 225-102-1 du code de commerce, les informations en matière environnementale présentées en application du cinquième alinéa du même article ;
  • fonds propres et endettement ;
  • ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants ;
  • activités sociales et culturelles ;
  • rémunération des financeurs ;
  • flux financiers à destination de l'entreprise, notamment aides publiques et crédits d'impôts ;
  • sous-traitance ;
  • le cas échéant, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.

Ces informations portent sur les deux années précédentes et l'année en cours et intègrent des perspectives sur les trois années suivantes.

Pour l’année de mise en place (2014 ou 2015, selon le cas), l’entreprise n’a pas à intégrer les informations relatives aux orientations stratégiques pour les deux années précédentes (art. R 2323-1-2 c. trav.).

Le contenu de ces informations est déterminé par un décret en Conseil d'Etat (2) et peut varier selon que l'entreprise compte plus ou moins de trois cents salariés. Il peut être enrichi par un accord de branche ou d'entreprise ou, le cas échéant, un accord de groupe, en fonction de l'organisation et du domaine d'activité de l'entreprise.

Les informations sont présentées sous forme de données chiffrées. Pour les années suivantes, lorsque ce chiffrage n’est pas possible, l’employeur doit indiquer dans la BDES les grandes tendances envisagées et préciser les raisons qui empêchent le chiffrage.

Les informations contenues dans la BDES sont accessibles à tous les représentants du personnel, c’est-à-dire aux membres du comité d'entreprise, du comité central d'entreprise, du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail, les délégués syndicaux et, le cas échéant, les délégués du personnel. Ils sont tous tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l'employeur. L’inspection du travail ainsi que les experts comptables sont également tenus aux mêmes règles.

La BDES est accessible en permanence et est mise à jour régulièrement (art. L2323-7-2 c. trav.). Il appartient à l’employeur d’en fixer les conditions d’accès, de consultation et d’utilisation, avec ou non la concertation des membres du CE et les syndicats (art. R2323-1-7 c. trav.). Ces conditions ne doivent pas empêcher les représentants du personnel d’exercer leurs compétences sous peine de commettre un délit d’entrave.

(1) Nous n’aborderons pas le cas des entreprises à établissements multiples ni des groupes qui ne concernent pas les missions locales.
(2) Lire le décret